System B2B. Dlaczego, dla kogo i jak? Czyli co wpływa na sukces wdrożenia systemu B2B.

15 min. czytania

Na sukces wdrożenia systemu B2B składa się wiele czynników. Większość opracowań dotyczących tego tematu skupia się na technicznych aspektach wdrożeń, marginalizując inne elementy, które bezpośrednio wpływają na sukces całości projektu. Rzecz w tym, że system B2B to coś więcej niż platforma sprzedażowa.

Dobrze zaprojektowane i wdrożone rozwiązanie e-commerce B2B staje się online’owym centrum obsługi klientów biznesowych, udostępniając w jednym miejscu komplet informacji o produktach, cenach, historii zamówień i zapytań ofertowych oraz rozliczeniach. Głównym zadaniem takiego systemu jest udostępnienie online funkcji składania zamówień, wglądu w ich proces realizacji oraz możliwość łatwego tworzenia ofert, zarówno dla klientów B2B, jak i indywidualnych.

Redukcja do minimum zamówień składanych drogą e-mailową lub telefonicznie, a przy okazji ograniczenie ilości błędów podczas wpisywania takich zamówień do systemu sprzedażowego, to główny cel jaki stawiają sobie firmy, które poszukują właściwego dla siebie rozwiązania B2B.

Przy okazji warto zwrócić uwagę, że w zależności od stopnia zaawansowania takie rozwiązanie może umożliwić:

klientom - tworzenie zamówień na podstawie archiwalnych zakupów, zapisywanie wielu zestawów koszyków, które można potem wykorzystać do powtarzalnych zakupów,
firmie - ułatwienie ekspansji na nowe rynki, udostępnienie partnerom handlowym “klonów” sklepu internetowego, dzięki czemu bez nakładów finansowych mogą pod swoją marką sprzedawać produkty klientom końcowym,
działowi handlowemu - skrócenie czasu przyjęcia zamówienia składanego offline poprzez wpisanie zamówienia wprost do konta klienta. Następstwem tego jest automatyczne wysłanie klientowi e-maila z podsumowaniem zamówienia i linkiem służącym do potwierdzenia zamówienia.

Zalety systemu B2B

Dzięki systemowi B2B całość interakcji klienta z Twoją firmą, począwszy od zapytania ofertowego, na obsłudze posprzedażnej kończąc, jest możliwa bez angażowania handlowca i co najważniejsze jest dużo szybsza dla klienta, co w konsekwencji prowadzi do redukcji kosztów przy jednoczesnym wzroście jakości obsługi.

Jednym z takich specjalnych udogodnień dla użytkowników B2B może być importowanie zamówień z pliku np. Excel do panelu B2B. Dzięki temu, gdy klient ma własny system sprzedaży, który może generować plik zbiorczy z zapotrzebowaniem pod zamówienia klientów końcowych - to wgranie takiego pliku pozwala dużo łatwiej i szybciej złożyć zamówienie. Dodatkowo dzięki tej funkcji, klient natychmiast otrzymuje informację o dostępności produktów i możliwości realizacji całości zamówienia, taka informacja nie byłaby możliwa gdyby zamówienie zostało przesłane e-mailem.

Dodatkowo warto pamiętać, że dostęp do platformy jest możliwy przez całą dobę i nie jest ograniczony poprzez bariery geograficzne. Co ważne, webowy system B2B może być w pełni zintegrowany z Google Analytics, dzięki czemu możliwe jest natychmiastowe generowanie różnego rodzaju raportów, statystyk.
Nowoczesny system e-ecommerce B2B usprawnia kontrolę płatności oraz obniża koszty ponoszone przez firmę. Poza tym system B2B w najbardziej zaawansowanych rozwiązaniach może automatyzować planowanie sprzedaży w oparciu o analizy wielowymiarowe oraz monitorowanie procesów rozliczeń.

Jednym z przykładów sukcesu wdrożenia systemu B2B jest sieć 36 hurtowni elektrycznych Nowaelektro, która przy współpracy z nami, w oparciu o platformę 2ClickShop przeprowadziła digitalizację sprzedaży B2B/B2C, którą szczegółowo opisujemy w Case Study kompleksowej realizacji i rozwoju platformy e-commerce Nowa Elektro.

Od czego zacząć?

Każde wdrożenie systemu B2B powinno rozpocząć się wykonaniem analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy przedwdrożeniowej jest lepsze przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu, a także jego dostosowanie do potrzeb firmy, co w konsekwencji zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia i funkcjonowania systemu. Analiza przedwdrożeniowa, w zależności od jej zakresu, to szereg spotkań dotyczących przede wszystkim precyzyjnego określenia zakresu i celów wdrożenia. W przypadku wdrożeń e-commerce, brak wystarczająco dobrej analizy przedwdrożeniowej, która nie obejmuje wszystkich procesów biznesowych związanych z e-commerce, w tym wszystkich powiązań e-commerce’u z częścią offline’ową może spowodować, że cały projekt nie zostanie właściwie oszacowany w czasie. Punktem wyjścia do skutecznej analizy jest dobrze skonstruowany brief zawierający m.in. specyfikacje funkcjonalne i cele stawiane przed projektem. Z jednej strony pozwala on usystematyzować wymagania stawiane wykonawcy rozwiązania, a agencji wdrożeniowej określić czy ma kompetencje i zasoby do realizacji takiego projektu.

Dobrze dobierz rozwiązanie dla swojego e-commerce

Na rynku znajdziemy rozwiązania B2B jako gotowy dodatek do systemu ERP (zewnętrzny system magazynowo-księgowy) i rozwiązania dedykowane. Każdy przedsiębiorca rozważający rozwiązanie B2B online będzie musiał stanąć przed wyborem rozwiązania, które będzie dla niego najlepsze, a wybór nie jest prosty. Spójrzmy na to z perspektywy biznesu. Gotowe rozwiązania mają ograniczone możliwości w zakresie zmiany użyteczności i funkcjonalności, jednak ich zaletą jest niska cena i szybki czas wdrożenia. Z kolei rozwiązanie dedykowane można dostosować pod potrzeby użytkownika wewnętrznego i zewnętrznego, zachodzących w firmie procesów biznesowych związanych m.in. z polityką cenową, logistyką i marketingiem. W takiej sytuacji interfejs użytkownika, informacje, ceny itd., które są mu wyświetlane mogą być inne w zależności od jego przynależności do danej grupy. W przypadku systemów dedykowanych proces wdrożenia rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej, której konsekwencją jest indywidualnie zaprojektowanie interfejsów i integracji odzwierciedlających potrzeby firmy i jej klientów. Przekłada się to na czas realizacji całego wdrożenia i jego koszt.

Z drugiej jednak strony, jeżeli nie potrzebujesz tak zaawansowanych funkcji jak opisane wcześniej, to system B2B w formie dodatku do ERP powinien się u Ciebie sprawdzić. Pamiętaj jednak, że gotowy dodatek do ERP w odróżnieniu od rozwiązania dedykowanego, może nie być tak elastyczny i uniemożliwić Ci rozwój tego systemu pod rosnące potrzeby biznesowe Twojej firmy. Maciej Synoradzki, Key Account Manager 2ClickShop

Integracje z systemami zewnętrznymi

Dla właściwego wyboru rozwiązania systemu konieczne jest przeanalizowanie sposobu wymiany danych między tym systemem a ERP. W mniej zaawansowanych systemach nadal stosuje się wymianę plikową, która jest wystarczajaca w sytuacji gdy ilość wymienianych danych w ciągu doby jest mała. Z kolei bardziej zaawansowane systemy wykorzystują wymianę danych w czasie rzeczywistym poprzez API, co w niektórych szczególnych sytuacjach (duża liczba klientów online w tym samym czasie, duża liczba zapytań do serwera ERP) może powodować opóźnienia w wyświetlaniu użytkownikowi stron systemu i skutecznie zniechęcać go do korzystania z systemu B2B. Alternatywnym, najbardziej optymalnym wydajnościowo rozwiązaniem jest wymiana takich danych poprzez specjalnie przygotowaną bazę pośredniczącą (bufor danych), zintegrowaną w czasie rzeczywistym z serwerem ERP i serwerem systemu B2B. W takim przypadku odpowiednia konfiguracja wymiany danych pozwala na zmniejszenie liczby zapytań do serwera ERP i ilości przekazywanych danych.

Co z marketingiem B2B?

W zależności od zaawansowania systemu B2B i sposobu integracji z systemem ERP, platforma B2B może pozwalać na przydzielenie określonym odbiorcom indywidualnej oferty produktowej i promocyjnej. W takiej sytuacji kontrahentów można przydzielać do różnych grup i w zależności od tego, mogą widzieć różne produkty w ofercie, ceny, warunki dostawy i różne komunikaty o promocjach. Grupy kontrahentów mogą być powiązane z programem lojalnościowym, w którym klienci w zależności od ustalonych zachowań (zwykle wartość zamówień w pewnym okresie czasu) zbierają punkty, a po przekroczeniu pewnych progów uzyskują specjalne uprawnienia np. do tzw. cashback. Najlepsze rozwiązania B2B umożliwiają też prowadzenie i automatyzację kampanii e-mail marketingowych dla poszczególnych grup odbiorców, a nawet indywidualnych klientów.

Wybierz partnera

Przed wyborem dostawcy systemu B2B warto poprosić firmę oferującą dane rozwiązanie o przedstawienie wdrożeń jakie zrealizowali dla Twojej lub podobnej branży. W trakcie takiej prezentacji będzie możliwość poznania rozwiązań, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka (np. funkcjonalności B2B dostępne po zalogowaniu, elementy związane z marketingiem wewnątrz sklepu itd.), a które niejednokrotnie są podstawą sukcesu w e-commerce.

Odpowiedni wybór rozwiązania i agencji wdrożeniowej jest kluczowy dla sukcesu całego projektu. Dlatego wybierz dostawcę, który będzie dla Ciebie partnerem, doradcą, a czasami twardym recenzentem Twoich pomysłów i który ma doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń w Twojej branży.

Zapraszamy do zapoznania się z Case Study Marki Gabriella. Producenta wyrobów pończoszniczych, który obsługuje sprzedaż detaliczną i hurtową w ponad 50 krajach.