Integracja sklepu internetowego z systemem magazynowo - handlowym

System klasy ERP jest jednym z najważniejszych elementów oprogramowania firmy. Jeśli dodatkowo firma prowadzi sklep internetowy a jej system ERP nie jest zintegrowany ze e-sklepem, może powodować komplikacje w procesie sprzedaży, rezerwacji stanów magazynowych czy też powodować kosztowne dla firmy pomyłki.

Integracja z systemem ERP umożliwia przedsiębiorstwu usprawnienie procesów biznesowych, w tym zarządzania magazynem, realizacji zamówień ze sklepu internetowego, transakcji zewnętrznych z Allegro, kontaktów z klientem, rachunkowości jak i również wymiana informacji dotyczących produktów i logistyki.

Integracje 2ClickShop

Integracja sklepu internetowego z systemem magazynowo handlowym  pozwala na pełną automatyzację i realizację procesu kupna i sprzedaży. Do najważniejszych zalet integracji oprogramowania handlowo-magazynowego z witryną e-sklepu można zaliczyć:

• Stany magazynowe online – odpowiednie zintegrowanie systemu magazynowego z bazą sklepu internetowego umożliwia aktualizację stanów magazynowych nawet w czasie rzeczywistym. Daje to ogromną oszczędność czasu, przy nawet niewielkiej ilości pozycji asortymentowych oraz umożliwia ich kontrolę z jednego programu.

• Automatyzacja – czynnik ludzki potrafi być zawodny. Niedopatrzenie lub drobna pomyłka przy realizacji zadań może doprowadzić do powstania wielu błędów, które poza czynnikiem wizerunkowym stanowią koszt e-sklepu. Integracja umożliwia automatyczne przesyłanie zamówień z e-sklepu do bazy systemu ERP, a wszelkie zamiany w systemie magazynowo – księgowym powodują zmiany w sklepie internetowym (stan magazynowy, nazwa produktu, cena itp.). To samo dotyczy kontroli ilości produktów udostępnionych do sprzedaży na Allegro, Ebay czy innych aukcjach internetowych.

• Nowości produktowe On Time  – Produkty dodawane poprzez system ERP (np. poprzez fakturę zakupu) mogą automatycznie pojawiać się w sklepie internetowym, dzięki czemu klienci mogą od razu się o nich dowiedzieć oraz je zakupić co daje przewagę nad konkurencją.

• Zwiększenie wydajności – Integracja usprawnia wiele procesów biznesowych, zmniejsza zaangażowanie zasobów ludzkich. Włączenie niektórych funkcji do systemu ERP zmniejsza zaangażowanie człowieka i możliwość powstawania błędów. Przede wszystkim jeśli chodzi o ponowne wprowadzanie danych, np. informacje o wysyłce, wystawianie dokumentów fiskalnych. Niektóre systemy dają możliwość informowania o bieżącym statusie zamówienia i numerze przesyłki. Zmniejsza to koszty operacyjne oraz poprawia jakość obsługi i komunikację z klientem.

• Przejrzystość transakcji finansowych – każde zamówienie, które zostało złożone w sklepie internetowym lub na zintegrowanym portalu aukcyjnym jest widoczne w systemie  ERP, na podstawie którego można wygenerować odpowiedni dokument, np. paragon, faktura VAT. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszelkie transakcje są prawidłowo rozliczane a ryzyko powstania błędu praktycznie nie istnieje. Większość systemów umożliwia również tworzenie zestawień finansowych, bilansów. Jest to bardzo ważne dla planowania i prognozowania.

• Zwiększenie zadowolenia klientów –  Łatwość uzyskania najbardziej aktualnych informacji o produktach, dostępności, kosztach przesyłki, itp. dzięki integracji z systemem ERP zwiększa poziom satysfakcji klienta (user experience) oraz eliminuje powstawanie błędów operacyjnych ze strony obsługi e-sklepu. Niektóre z systemów umożliwiają też zarządzanie relacjami z klientem (CRM).

• Lepsza kontrola Twojej firmy – Integracja procesów biznesowych z e-commerce i ERP zapewnia właścicielom firm polepszenie kontroli ich działalności oraz uzyskanie znaczącej przewagi konkurencyjnej .

Pana Jarosława K. właściciela e-sklepu z branży AGD, opartego o oprogramowanie sklepu 2ClickShop zapytaliśmy o to jaka integracja w jego sklepie była kluczowa.

"Istotne było dla nas, by zabezpieczyć towar dla Klienta na Allegro. Na początku więc opieraliśmy się na dwóch magazynach: wydzielonym magazynie pod Allegro oraz magazynie dla sklepów hurtowych i detalistów. Wiązało się to ze zwiększonym stanem magazynowym, zwiększonymi kosztami, ponieważ towar, który był odłożony na Allegro, nie był dostępny dla Klienta detalicznego oraz hurtowego i odwrotnie."

Problem rozwiązała integracja online aukcji Allegro przez e-sklep z systemem magazynowym Symfonią. Magazyn allegrowy zniknął i uwolnił nam część środków finansowych. Dzięki tej integracji jeden produkt jest dostępny w tej chwili w wielu kanałach dystrybucji. To sprawiło, że nie ma pomyłek, że coś się sprzedało, ale towaru fizycznie nie ma. Znacząco  zmniejszyło się również zaangażowanie ludzkie - to się dzieje po prostu samo w czasie rzeczywistym  i nie ma potrzeby czuwania nad tym.

Dla sprzedawców internetowych, którzy chcą rozwijać swój biznes w różnych kanałach sprzedaży (b2b, sklepy stacjonarne, sklepy internetowe, aukcje, aplikacje mobilne)  integracja z systemem magazynowo - handlowym staje się nieodzowna. Przeprowadzenie takiej integracji z doświadczonymi ekspertami IT gwarantuje bezpieczeństwo danych oraz prawidłową realizację procesów biznesowych w firmie przy znaczącej optymalizacji kosztów obsługi.  Zakres i możliwości integracji są zależne od potrzeb danej firmy lub branży, często też od możliwości oprogramowania systemu magazynowo-handlowego.

Wymiana plików może odbywać się w czasie rzeczywistym lub wg ustalonego harmonogramu.

Firma Trol Intermedia, jako pierwsza na rynku zapewniła integrację e-sklepów z wieloma systemami ERP. Od lat specjalizuje się w integracjach w trybie rzeczywistym z takimi systemami jak: CDN XL, MS Dynamics, Softlab, Gardens-Software, Ennova, System Symfonia, System Forte, Comarch Optima, Subiekt GT, WA-PRO, WF-MAG, BS4 CRM, Siebel CRM.

Wieloletnie doświadczenie, wypracowane standardy oraz kilkaset pomyślnych wdrożeń gwarantuje stabilność i najwyższy poziom bezpieczeństwa wymiany danych. Wymiana danych odbywa się poprzez bezpieczne połączenie VPN lub połączenie szyfrowane a baza programu ERP pozostaje poza siecią Internet. Jest to jedyne takie rozwiązanie dostępne na polskim rynku.

Zapytania dotyczące integracji systemów ERP można kierować na adres erp@trol.pl