Od wyboru dostawcy po sprawne wdrożenie e-Commerce B2B - wywiad z Markiem Wiśniewskim, CEO Topmet sp. z o.o.

Rozwiązania chmurowe są w dzisiejszych czasach jedynym słusznym i bezpiecznym rozwiązaniem dla rozwijającego się biznesu. Przekonał się o tym Topmet, korzystając z platformy e-Commerce B2B zrealizowanej w oparciu o usługę 2ClickShop Cloud. Jest to system e-Commerce B2B wraz z katalogiem produktów oraz serwisem wizerunkowym, zintegrowany z systemem Comarch ERP XL. Zróżnicowanie asortymentu odbywa się poprzez prezentowanie odpowiednim klientom B2B produktów dostępnych na wyłączność. Zastosowane zostały dedykowane dla Topmet ograniczenia widoczności produktów m.in. na poziomie systemu wyszukiwania.

Zapraszamy do przeczytania wywiadu z serii #Wywiad2ClickShop, w którym rozmawiamy z naszymi Klientami, którzy zdecydowali się na wybór rozwiązania 2ClickShop Cloud. O proces wyboru rozwiązania, wrażenia z jego realizacji oraz użytkowania platformy B2B zapytaliśmy Pana Marka Wiśniewskiego — Prezesa firmy “Topmet”, Panią Katarzynę Samulską — Kierownika Działu Marketingu oraz Pana Adama Szafrańskiego — Koordynatora  Projektu.

Czym kierowali się Państwo przy wyborze rozwiązania 2ClickShop Cloud? Na co zwracali Państwo szczególną uwagę w tej usłudze?

Marek Wiśniewski: Mieliśmy pewne doświadczenia we wcześniejszej współpracy z Państwa firmą, było to prawie 18 lat temu. Był to spory przeskok czasowy i to, co można dzisiaj realizować za pomocą różnych programów IT, kiedyś było niemożliwe.

Pamiętam, że te wspomniane 18 lat temu Pani Katarzyna nagrywała, można powiedzieć, “Internet”, czyli wykonany przez nas internetowy katalog produktów na płyty CD, dla klientów, którzy nie posiadali jeszcze dostępu do sieci. Było to ewidentnie pionierskie podejście do marketingu. Państwo, jako pionierzy, wystartowaliście z katalogami na płytach CD podczas targów, gdzie można powiedzieć, że taka forma katalogu produktu to była, kolokwialnie mówiąc, zajawka.

M.W.: Tak dokładnie, teraz sobie przypominam nasze początki współpracy. Pamiętam klientów, którzy nie chcieli ze sobą zabierać katalogów, chcieli coś lekkiego, a płyta CD to umożliwiała.

Co spowodowało, że postanowili Państwo wybrać właśnie nasze rozwiązanie?

M.W.: Mamy taki zwyczaj analizowania różnych firm, z którymi wcześniej współpracowaliśmy. Sprawdzamy, czy firmy, z którymi już kooperowaliśmy, pozytywnie zapisały się w tej współpracy. Państwo byliście jedną z takich firm. Zależało nam na tym, aby wykonawca był z regionu wielkopolski, stosunkowo blisko Poznania, żebyśmy w razie potrzeby, bez zbędnych kłopotów, mogli mieć bezpośredni kontakt.

Kluczowym argumentem, którym się kierowaliśmy, był czas reakcji na nasze pytania i problemy oraz sposób ich rozwiązywania. Zależało nam na częstym kontakcie, szybkiej realizacji założeń rozwojowych naszego sklepu. W przypadku współpracy z Państwem mogliśmy liczyć na szybki czas reakcji.

Jak oceniają Państwo zasadność przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej?

Katarzyna Samulska: Przeprowadzona analiza była jak najbardziej zasadna. W sytuacji zmian personalnych i rotacji pracowników problemem jest, gdy jej nie ma, dlatego była ona niezbędna przy tak wielkim projekcie. Jest ona bardzo dobrym odzwierciedleniem później wdrażanych modułów i funkcjonalności. Analiza wymusza ponowne zastanowienie się nad kształtem i porządkiem oferty produktowej, dzięki temu wiadomo, co należy jeszcze udoskonalić i które z procesów wymagają uporządkowania. Bez niej byłoby to pole minowe, więc to bardzo kluczowy punkt wdrożenia. Dokument, który otrzymaliśmy, był skrupulatny i to było bardzo ważne.

M.W.: Analiza, czyli początek prac nad projektem, wywarł na mnie pozytywne wrażenie, to był mocny punkt całego wdrożenia. Analiza pozwala zorientować się w harmonogramie prac, jego zakresie i kosztach. To solidna baza dla firm, które rozpoczynają nowy projekt e-Commerce.

Czy zastosowany model kosztorysowy Price Fix w Państwa projekcie miał więcej zalet czy wad, biorąc pod uwagę aktualnie coraz bardziej popularny model Time and Materials?

K.S.: Można powiedzieć, że było na tyle dużo zmian, aż w pewnym momencie niezbędne okazało się, aby pewne działania rozliczać w modelu Time and Materials. Tak, aby w określony sposób je realizować i modyfikować, ponieważ projekt cały czas żył i ewoluował. Potrzeby modyfikacji wynikały z dynamicznego, a zarazem silnego rozwoju.

W czasie wdrożenia w Państwa firmie zachodził szereg zmian, co w rezultacie powodowało potrzebę pewnych modyfikacji poprzednich założeń. Każdy projekt prowadzony z klientem musi zakładać, że na różnych etapach zwiększa się świadomość wzajemnych potrzeb i możliwości. Błędem byłoby niebranie takich założeń pod uwagę, nie należy zamykać się tylko na początkowy etap rozwoju firmy, ale należy otwierać się na nową wiedzę, korzystać z szans i okazji.

Jak oceniają Państwo formułę warsztatów makietowych i graficznych (layoutowych) opartą o naszą metodologię 2Click Design Thinking?

M.W.: Makietowanie w systemie warsztatowym to dobry dialog, który przynosi efekty. Tym bardziej jeżeli zespół to potwierdza, to mam pewność, że ta warsztatowa forma to dobry wybór. Poza tym stwierdziłem, że jest to pewne rozszerzenie samego sposobu ustalania szczegółów z klientem dzięki bieżącym i wzajemnym konsultacjom, po których wiemy, jak mamy działać. Istotna kwestia to właśnie zaangażowanie poszczególnych osób w zespole, co powoduje, że czują się oni współtwórcami tego rozwiązania i dzięki temu jeszcze lepiej na nim pracują.

Z naszej perspektywy, w zależności od tego, jak zbudowany jest zespół od strony klienta, warsztaty wyglądają inaczej. Ważne jest, aby jak najlepiej przygotować siebie i zespół do takiego spotkania.

Adam Szafrański: Bardzo ważny, w przypadku warsztatów projektowych, jest dobór osób, które biorą w nich udział. Tak, żeby głos innych osób nie przyćmił tych z działów marketingu i handlu. Odpowiednie przed projektowe wytyczenie osób odpowiedzialnych za projekt i nadanie im ról, jest gwarantem sukcesu wdrożenia.

Realizując makietowanie na żywo, w formie warsztatowej, jesteśmy w stanie na jednym 8-godzinnym warsztacie przepracować więcej, niż przez wiele miesięcy wysyłania do siebie projektów, uzgodnień i powielania pytań. Ważna jest kwestia przygotowania zespołu do tej zmiany, tak, aby wiedzieli oni, że jest to rozwiązanie dla nich, a nie przeciwko nim. Również, że z perspektywy czasu zmieni się ich charakter, z handlowca na doradcę, który utrzymuje relacje z klientem, a nie wprowadza zamówienia. Dzięki temu będzie w stanie obsłużyć zdecydowanie większą liczbę klientów, niż byłby w stanie obsłużyć w sposób manualny. Tym bardziej cieszymy się, że u Państwa to dobrze funkcjonuje.

Jakie strefy funkcjonalne były dla Państwa najistotniejsze we wdrażanej platformie?

A.S.: Ofertownik. Ten moduł, pozwala klientowi tworzyć oferty dla danych kontrahentów przy jednoczesnej pełnej kontroli nad zyskami. Od strony klienta jest to duży plus, staje się on samowystarczalny. Konto administratora pozwala na dodawanie subkont, nad którymi dany administrator może mieć pełną kontrolę, w tym nad składanymi ofertami i zamówieniami oraz może obserwować, jak wszystko się rozwija — narzędzie pozwala w stu procentach kontrolować od strony klienta to, co się dzieje.
Które funkcjonalności platformy, w Państwa opinii, najbardziej usprawniają procesy i komunikację w relacjach B2B?

K.S.: Pomimo że nie wszystkie funkcjonalności jeszcze udało nam się wykorzystać w praktyce, mam tutaj na myśli na przykład możliwość dodawania produktów bezpośrednio w panelu klienta, wiele z nich używamy regularnie. Najbardziej cenimy system 2ClickShop za to, że automatyzuje naszą sprzedaż, głównie poprzez funkcjonalności, które umożliwiają klientowi samodzielność. Klient w platformie B2B posiada wszystkie potrzebne informacje, pliki do pobrania, pełną informację produktową i aktualne stany magazynowe. Ważnym był dla nas także wygląd panelu klienta. W jednym miejscu mamy pełen przegląd nie tylko naszych bezpośrednich klientów, ale również resellerów. Platforma 2ClickShop Cloud to narzędzie, które łączy wszystkie potrzebne dane, dzięki temu możliwe jest prowadzenie statystyk i analiz sprzedażowych, ale również działań marketingowych.

Jakie przewagi i co konkretnie otrzymali Państwo, wybierając rozwiązanie chmurowe 2ClickShop Cloud? Jakie korzyści zostały uzyskane?

M.W.: Całe działanie podjęliśmy po to, aby zautomatyzować sprzedaż. Widać w tym pierwszym okresie, że zmierza to w dobrym kierunku i jest to pozytywnie postrzegane przez klientów. Oczywiście też wiemy, że nie jest to działanie dla nich nowe, oni znają różne platformy B2B połączone ze sklepem i zdajemy sobie sprawę, że decydują czasami pewne pozytywne nawyki.  Natomiast spoglądając już przez pryzmat eksportu na różne rynki i strefy czasowe, możemy powiedzieć, że to rozwiązanie pozwoliło klientom skorzystać z usług w dowolnych godzinach. Nasz sklep całodobowy, otwarty 7 dni w tygodniu jest ważnym aspektem tego, o czym wspominałem, czyli naszego planu, żeby dostać się do klientów spoza Europy.

Również jako przewagę można uznać to, że klienci mogą samodzielnie zrealizować zamówienie, zweryfikować swoje saldo, pobrać faktury łącznie z przeanalizowaniem historii zamówień i ponowieniem takiego zamówienia lub realizacji wcześniej zapisanych koszyków.

M.W.: Jest to szczególnie istotne i dobrze, że Pan o tym powiedział, bo często jest to pomijane — możliwości wejścia i zamówienia w każdej chwili. Będziemy się starać, żeby klient był przekonany, że jest to dla niego wygodne. To jest na pewno dla nas i dla naszej współpracy bardzo ważny czas, żeby na bieżąco szybko reagować na pewne sugestie i żeby przebiegało to automatycznie. Kiedy platforma zacznie funkcjonować wśród klientów z zagranicy, a szczególnie tych w innych strefach czasowych, to zaczniemy zbierać nowe doświadczenia z czasu działania całodobowego.

Jakie są Państwa dalsze plany rozwojowe względem platformy?

M.W.: Zastanawiamy się nad dodaniem kolejnych wersji językowych. Rozmawialiśmy również o module logistyki transportu, dodatkowym narzędziu, które jest w Państwa ofercie. Przede wszystkim chcemy teraz odkryć pełen potencjał dotychczasowych wdrożeń, a kto wie, co będzie potem…

Jak Państwo myślą, co miało kluczowy wpływ na powodzenie wdrożenia?

A.S.: Samo wdrożenie systemu to jedynie początek. Kluczem do sukcesu projektu są sprawne i doświadczone zespoły i to po stronie dostawcy, ale także po stronie firmy, w której to wdrożenie następuje. Siła zespołu po Państwa stronie, determinacja i kontrola przyjętego harmonogramu wdrożenia to jedno, ale też zaangażowanie naszych pracowników, współpraca międzydziałowa. To było duże wyzwanie, któremu wszyscy sprostaliśmy, a efekty wspólnych działań są naprawdę satysfakcjonujące. Teraz patrzymy na to trochę inaczej od strony wdrożeniowej. Zastanawiamy się, co jeszcze możemy poprawić lub dodać, aby całość prezentowała się jeszcze lepiej. Gdyby nie wcześniej wspomniana determinacja z obu stron, to efekt nie byłby na tak wysokim poziomie. ​​Dużą rolę odegrała również cykliczność oraz terminowość, które sprawiły, że wszystko zawsze było dopięte na czas.

K.S.: Warto też wspomnieć o tym, że wdrożyliśmy dodatkowy obszar odpowiedzialny za wersje językowe, którego docelowo nie mieliśmy w planie wdrażać, a które powstało podczas trwania samych prac nad projektem. Podsumowując – zrealizowaliśmy więcej, niż pierwotnie zakładaliśmy.

Bardzo dziękuję za rozmowę i tak wyczerpujące odpowiedzi na zadane pytania.

Zachęcamy do odwiedzenia platformy https://www.topmet.pl/ oraz kontaktu z naszym działem handlowym https://2click.pl/kontakt.html