Jak przygotować się do rozpoczęcia wdrożenia e-commerce? Od briefu do analizy przedwdrożeniowej.
Kiedy chcesz stworzyć swój e-commerce, zgłaszasz się do agencji i oczekujesz, że niemal natychmiast otrzymasz ofertę. Czy tak samo robisz, gdy chcesz znaleźć generalnego wykonawcę Twojego nowego, wymarzonego domu? Zapewne w takiej sytuacji nie oczekujesz, że wystarczy napisać e-mail do dewelopera z wiadomością “proszę o wysłanie oferty na budowę domu”. Dlatego potrzeba czegoś więcej, jeżeli chcesz otrzymać wycenę swojego e-commerce dopasowaną do Twoich oczekiwań.
Zacznijmy od briefu
Powiedzmy, że chcesz wdrożyć w swojej firmie nową odsłonę sklepu internetowego. Najpierw więc poszukujesz firmy, która zajmuje się takimi wdrożeniami. Czytasz opinie, case studies sukcesów ich wdrożeń, przeglądasz realizacje. Po czym zwracasz się do wybranych przez Ciebie firm z prośbą o ofertę. Kontynuując budowlaną analogię, jeśli potrzebujesz domku holenderskiego to zapewne taką ofertę dostaniesz, jeśli natomiast Twój dom ma mieć indywidualne cechy, to z pewnością skontaktuje się z Tobą architekt i da Ci do wypełnienia brief.
Jak wypełnić brief?
Potraktuj brief jako sposób usystematyzowania pomysłów i wizji na rozwiązanie e-commerce, które potrzebuje Twoja firma dzisiaj i w przyszłości. To jest ten moment, w którym możesz się zastanowić gdzie jest Twoja firma dzisiaj i gdzie ją widzisz za kilka lat, jakie masz pomysły, aby tam dojść i jakiego potrzebujesz do tego wsparcia z zewnątrz.
W briefie mogą znaleźć się pytania, na które dzisiaj możesz nie znasz odpowiedzi. Nie odpowiadaj więc na te pytania “na siłę” – zostaw takie tematy na warsztaty z agencją. Jeżeli nie ma w nim pytań dotyczących ważnych dla Ciebie aspektów, procesów biznesowych związanych z e-commerce, w tym szczególnie dotyczących współpracy z rozwiązaniami zewnętrznymi, marketingiem i logistyką – podaj te informacje w komentarzu do briefu. Niekoniecznie musisz dokładnie opisywać takie funkcjonalności, wystarczy, że wypiszesz je w formie haseł, co będzie podstawą do rozmowy z agencją.
Co zawiera brief?
Nie istnieje przykład briefu, którym posługują się wszystkie agencje. Dlatego nie wystarczy, że przygotujesz jeden brief np. dla agencji reklamowej, a ten sam wykorzystasz dla agencji wdrożeniowej. Tak samo, jeżeli decydujesz się na wybranie do przetargu 10 firm wdrożeniowych, nastaw się, że dla każdej z nich będziesz musiał stworzyć inny brief, podobny, ale nie taki sam. Ponieważ ile agencji, tyle briefów.
Sposób skonstruowania pytań przez agencję, może pokazać Ci czy masz okazję współpracować ze specjalistami w swojej branży. Dzięki temu jesteś w stanie zorientować się, czy firma wdrożeniowa rozumie specyfikę działania Twojej firmy. Dlatego przeanalizuj dokładnie dokument, który otrzymasz, a może się okazać, że już na tym etapie agencja wdrożeniowa nie spełnia Twoich potrzeb, ponieważ w briefie brak pytań, bądź miejsca na uwzględnienie pewnych funkcjonalności, na których szczególnie Ci zależy.
Warsztaty rebriefingowe
Takie spotkanie służy uszczegółowieniu i doprecyzowaniu informacji zawartych w briefie. Dzięki temu agencja upewnia się, że dobrze zrozumiała potrzeby klienta związane z projektem. Często na takim spotkaniu, wywiązuje się rozmowa, która wykracza poza zakres briefu, ale dotyczy elementów niezwykle ważnych dla sukcesu projektu.
Dlatego przygotuj się dobrze do takiej rozmowy:
- Zastanów się nad pytaniami jakie Ty chcesz zadać agencji, m.in. jakie wdrożenia realizowali w Twojej branży.
- Weź na spotkanie osoby, które odpowiadają za kluczowe obszary Twojego e-commerce, jak m.in. opracowanie oferty, zakupy/logistyka, marketing, obsługa klienta.
- Więcej informacji o agencji i ich rozwiązaniach “wyciągniesz” podczas spotkania twarzą w twarz, niż poprzez telefon lub Skype.
Może Ci się wydawać, że warsztaty rebriefingowe nie są konieczne, a potrzebne są tylko agencji wdrożeniowej do finalizacji sprzedaży. Jednak pomyśl o takim spotkaniu, jak o możliwości rozmowy z ekspertami, którzy mają doświadczenie w wielu podobnych wdrożeniach, którzy mogą nakierować Cię na pomysły i rozwiązania, o których nie wiedziałeś.
Warto także w przypadku rebriefingu wspomnieć o tym, że jest to świetna okazja do poznania się z przedstawicielami agencji wdrożeniowej. Pamiętaj, że przez jakiś czas, czyli podczas trwania projektu będziesz miał z nimi kontakt praktycznie codziennie.
Gdy rebriefing to za mało
Jeżeli w Twojej firmie występują złożone procesy biznesowe związane z e-commerce m.in. wiele magazynów, wiele kanałów sprzedaży i rynków zbytu, różnego rodzaju integracje z systemami zewnętrznymi, sprzedaż hurtowa, to dobra agencja wdrożeniowa powinna zaproponować Ci przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej opisującej te procesy. Dopiero na tej podstawie firma wdrożeniowa będzie w stanie przygotować precyzyjną wycenę projektu wraz z określeniem czasu realizacji.
Podczas prac związanych z analizą przedwdrożeniową analizowane jest m.in. środowisko biznesowe, konkurencja, uzgadniane są cele i miary sukcesu wdrożenia, możliwe integracje, narzędzia marketingowe itp. Efektem dobrze przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej jest obszerny dokument, który szczegółowo opisuje zarówno obecną sytuację firmy w kontekście e-commerce, jak i docelowe rozwiązania problemów i potrzeb w tym zakresie.
Analiza przedwdrożeniowa jest dokumentem, który w porównaniu do briefu, może posłużyć Ci przy innych projektach, więc jeżeli zdecydujesz, że nie odpowiada Ci agencja wdrożeniowa, która opracowała analizę, możesz spokojnie wykorzystać przygotowany dokument przedstawić innej agencji u której zdecydujesz się na przeprowadzenie wdrożenia.
Podsumowując, jak przygotować się do rozpoczęcia wdrożenia e-commerce?
- Zbierz wszystkie swoje potrzeby, pomysły i przemyślenia w postaci briefu,
- Przemyśl jakich narzędzi wspierających będzie potrzebować Twój e-commerce w najbliższej przyszłości,
- Zastanów się nad celami tego projektu i miarami sukcesu,
- Weź na spotkanie z agencją ludzi z Twojej firmy, którzy nie dość, że odpowiadają za konkretny obszar powiązany z e-commerce, to mają również umysły analityczne.
Zobacz Case Study z naszych najnowszych wdrożeń!
