Jak z sukcesem zrealizować projekt i wdrożyć nowy sklep internetowy.
Współpraca z ekspertem w branży ecommerce jest częściową gwarancją sukcesu wdrożenia e-sklepu. Jednak sporo wdrożeń kończy się klęską, mimo korzystania z usług ekspertów. Dlaczego? Na co powinieneś zwrócić uwagę zatrudniając firmę tworzącą Twój nowy e-sklep lub system B2B?
Nie żałuj czasu na analizę przedwdrożeniową!
Celem analizy przedwdrożeniowej jest lepsze przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu, a także jego dostosowanie do potrzeb firmy, co w konsekwencji zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia i funkcjonowania systemu. Analiza przedwdrożeniowa, w zależności od jej zakresu, to szereg spotkań dotyczących przede wszystkim precyzyjnego określenia zakresu i celów wdrożenia.
W przypadku wdrożeń e-commerce, brak wystarczająco dobrej analizy przedwdrożeniowej, która nie obejmuje wszystkich procesów biznesowych związanych z e-commerce, w tym wszystkich powiązań e-sklepu z częścią offline’ową, może spowodować, że cały projekt nie zostanie właściwie oszacowany w czasie. Wyobraź sobie, że zbliża się sezon w którym generujesz największe zyski. Źle oszacowana pracochłonność projektu i wynikający z tego zakładany termin wdrożenia, może spowodować, że aby zakończyć wdrożenie przed rozpoczęciem sezonu trzeba będzie ograniczyć czas potrzebny do testów przed oddaniem serwisu. Czym to się może skończyć nie trzeba chyba wyjaśniać.
Punktem wyjścia do skutecznej analizy, jest dobrze skonstruowany Brief, zawierający m.in. specyfikacje funkcjonalne i cele stawiane przed projektem. Z jednej strony pozwala on usystematyzować wymagania stawiane wykonawcy rozwiązania, a agencji wdrożeniowej określić czy ma kompetencje i zasoby do realizacji takiego projektu. 
Znajdź czas na warsztaty z agencją wdrożeniową.
Takie warsztaty to spotkanie, na którym przedstawiciele agencji wdrożeniowej wraz z klientem omawiają wypełniony brief. O tym jak ważny to etap projektu opowiada Maciej Synoradzki z 2ClickShop:
”Klient poinformował nas, że obecnie posiada system ERP firmy X, który zamierza zmieniać na system ERP firmy Y. Tym samym, właśnie z systemem ERP Y mielibyśmy zintegrować rozwiązanie ecommerce. Zadałem Klientowi banalne z pozoru pytanie: “Dlaczego chce Pan zmienić obecny system ERP, co jest z nim nie tak?” Z doświadczenia bowiem wiedziałem, że taka zmiana wiąże się z kosztami oraz potencjalnymi problemami organizacyjnymi. Klient odpowiedział: „Moi klienci oczekują czegoś więcej jako ofertę niż faktura proforma, a tego w obecnym systemie sprzedażowym nie można zrobić inaczej”. Pokazałem wtedy Klientowi rozwiązanie, gdzie ofertownik jest zrealizowany w pełni po stronie systemu B2B, w którym pięknie wyglądającą, profesjonalną ofertę generuje się w kilkanaście sekund. To pokazuje, że brak warsztatów po briefie, w tej sytuacji, przyniósłby klientowi dodatkowe spore koszty, pochłonął wiele czasu i energii na wdrożenie systemu ERP, który de facto nie był mu potrzebny.”
Dobrze dobierz rozwiązanie dla swojego ecommerce.
Na rynku znajdziemy rozwiązania “z pudełka”, SaaS’owe, Open Source i rozwiązania dedykowane. Każdy właściciel e-sklepu musiał kiedyś stanąć przed wyborem rozwiązania, które będzie dla niego najlepsze. Wybór rozwiązania nie jest prosty. Spójrzmy na to z perspektywy biznesu. Świeżo startujący, mały sklep internetowy, którego strategią biznesową nie jest dostarczanie nowatorskich rozwiązań a po prostu sprzedaż produktów, nie powinien decydować się na rozwiązanie dedykowane. Trudno wtedy przewidzieć rozwój firmy w dłuższej perspektywie i może się więc okazać, że takie rozwiązanie będzie przeskalowane względem jego potrzeb biznesowych. Natomiast jeżeli chcesz stać się liderem w swojej branży, masz wiele niestandardowych pomysłów i chcesz mieć możliwość ciągłego rozwoju to powinieneś wybrać rozwiązanie dedykowane. W takiej sytuacji wybierając rozwiązanie “pudełkowe” nie będziesz mógł w pełni rozwinąć skrzydeł. Taki sklep nie będzie tak elastyczny, jak rosnące potrzeby biznesowe Twojej firmy. Dlatego dobrze oszacuj swój potencjał i możliwości. 
Integracja narzędzi marketingowych z platformą ecommerce. Tak, czy nie?
Zastanów się, czy preferujesz mieć cały zestaw narzędzi marketingowych w jednym panelu e-sklepu, czy wolisz korzystać z nich na osobnych platformach. Zapytaliśmy Macieja Synoradzkiego, jaką formę preferują jego klienci. “Spotykamy się podczas rozmów z klientami z różnymi podejściami. Są klienci, którzy szukają zewnętrznych narzędzi, które będą zintegrowane z ich rozwiązaniem online’owym, e-commercowym. Inni oczekiwali, że w jednym systemie będą mieć zarówno e-commerce, jak i narzędzia do marketingu dające łatwość tworzenia różnego rodzaju kampanii promocyjnych.”
Pomyśl jakich narzędzi możesz potrzebować. Może będzie to system do marketing automation, wysyłki newsletterów, zarządzania promocjami (w tym up-selling i cross-selling), czy też moduł tworzenia landing page’y. Zarządzanie wszystkimi działaniami marketingowymi przy użyciu oddzielnych narzędzi może być bardzo czasochłonne. Rozważ dwa podejścia: 1. wybór takich narzędzi, które umożliwiają Ci jak największą integrację pomiędzy nimi, a w konsekwencji automatyzację lub 2. wybór takiej platformy e-commerce, która umożliwia obsługę tych działań z jednego miejsca.
Współpraca kluczem do sukcesu.
W każdym większym, czy mniejszym projekcie kluczowe dla powodzenia całego projektu i realizacji jego celów jest ustalenie zasad współpracy i komunikacji między wykonawcą rozwiązania, a klientem. Najważniejsze jednak jest to, aby po obu stronach znalazł się lider projektu, który będzie koordynował projekt od etapu analizy przedwdrożeniowej aż do wdrożenia. 
Przykładowy schemat struktury zespołu projektowego
Do organizowania pracy w projekcie rekomendujemy używanie odpowiednich do tego narzędzi, jak np. płatnych Teamgantt, Basecamp lub darmowych jak Asana.
Takie narzędzie pozwala zaangażować cały zespół projektowy, rozdzielając pracę poszczególnych osób, obserwować na jakim etapie jest realizacja konkretnych zadań, prowadzić komunikację zespołową na ich temat oraz wspólnie akceptować kamienie milowe projektu. Dzięki temu mamy możliwość wglądu w historię, bieżący status i dalszy plan projektu, a w konsekwencji kompletną bazę informacji w jednym miejscu.
Metoda prowadzenia projektu ma znaczenie.
Kiedyś projekty informatyczne były prowadzone według klasycznej metodologii, w której pierwszym etapem była analiza, następnie dokumentacja, programowanie, testowanie oraz wdrożenie. W takim przypadku często na końcowym etapie klient stwierdzał, że wdrożenie nie spełnia jego potrzeb, ponieważ w międzyczasie zmieniło się otoczenie biznesowe lub pomysł na działanie wdrażanego rozwiązania. Dzisiaj projekty prowadzi się w tzw. zwinny sposób (z języka angielskiego często nazywany agile’owym). Zwinna metodologia prowadzenia projektu polega na tym, że cały projekt jest podzielony na małe etapy (tzw. sprinty), a dzięki temu można na bieżąco reagować na zmieniające się potrzeby klienta. 
Wdrożenie systemu B2B, a opór przed zmianą.
Każde zmiany niosą ze sobą pewnego rodzaju niepewność, często opór i strach. Czynnik ludzki może się okazać kluczowym dla powodzenia Twojego projektu B2B. Szczególnie w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, mogą pojawić się obawy związane z ryzykiem redukcji etatów lub wynagrodzenia wynikającego z prowizji od sprzedaży. Kluczem do sukcesu będzie przekonanie całego działu handlowego do tego, że system B2B pozwoli im skuteczniej obsłużyć klientów i zwiększyć ich liczbę, a tym samym wzrośnie prowizja przedstawicieli handlowych. W przeciwnym razie handlowcy będą zniechęcać klientów do korzystania z nowego systemu, argumentując to na przykład nieaktualnymi stanami i przekonywać do składania zamówień „po staremu”, czyli za pośrednictwem poczty e-mail. Dlatego tak ważne jest, by pokazać pracownikom perspektywę tego, co chcesz osiągnąć oraz jakie korzyści przyniosą im te zmiany. Dlatego musisz pokazać pracownikom perspektywę tego, co chcesz osiągnąć docelowo oraz jakie korzyści przyniosą zmiany. Pomyśl o tym, aby najbardziej doświadczonych pracowników z tych działów wdrożyć w proces projektowy w jak najwcześniejszym etapie i co zrobić, aby stali się ambasadorami tej zmiany.
Odpowiedni wybór rozwiązania i agencji wdrożeniowej jest kluczowe dla sukcesu całego projektu. Dlatego wybierz dostawcę, który będzie dla Ciebie partnerem, doradcą, a czasami twardym recenzentem Twoich pomysłów i który ma doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń w Twojej branży.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, o tym jak z sukcesem wdrożyć platformę B2C/B2B zapraszamy Cię do obejrzenia filmu, w którym specjaliści z 2ClickShop opowiadają o sukcesie wdrożenia dla marki Gabriella.
Zobacz Case Study z naszych najnowszych wdrożeń!
